În multe companii, imprimanta este unul dintre acele echipamente despre care aproape nimeni nu vorbește cât timp funcționează. Devine însă brusc importantă în momentul în care hârtia se blochează, tonerul se termină, documentele ies cu dungi sau calculatorul nu mai găsește dispozitivul în rețea.
Atunci începe un scenariu cunoscut în numeroase birouri. Cineva deschide capacul imprimantei, un coleg caută pe internet codul de eroare, altcineva scoate și reintroduce cartușul, iar persoana „care se pricepe la calculatoare” este chemată să vadă ce se întâmplă. Uneori problema se rezolvă în câteva minute. Alteori, o defecțiune aparent banală consumă o bună parte din timpul mai multor angajați.
Costul real al unei imprimante care nu funcționează nu este, prin urmare, reprezentat numai de piesa care trebuie schimbată sau de intervenția tehnică. Există și un cost mai greu de observat: timpul oamenilor care încearcă să rezolve problema.
Zece minute care rareori rămân doar zece minute
Privită izolat, o problemă cu imprimanta pare nesemnificativă. Un angajat pierde zece minute încercând să scoată o coală blocată. Nu pare o situație care să influențeze activitatea unei companii.
În realitate, lucrurile se complică repede.
Angajatul care are nevoie de document întrerupe ceea ce făcea. Dacă nu rezolvă problema, cere ajutorul unui coleg. Acesta își întrerupe la rândul său activitatea. Dacă imprimanta continuă să nu funcționeze, poate fi implicată persoana responsabilă de IT, administratorul firmei sau chiar managerul unui departament.
Zece minute devin astfel douăzeci sau treizeci de minute distribuite între mai multe persoane.
Iar după rezolvarea problemei există și timpul necesar pentru revenirea la activitatea inițială. O sarcină întreruptă nu este întotdeauna reluată instantaneu din punctul în care a fost lăsată.
Într-o singură zi, impactul poate părea minor. Repetat însă săptămânal sau lunar, acest tip de întrerupere începe să reprezinte o cantitate surprinzătoare de timp pierdut.
„Cine știe să repare imprimanta?”
Aproape fiecare birou dezvoltă, în timp, propriul sistem informal de suport tehnic.
Există de obicei un angajat despre care colegii știu că „se pricepe”. Poate fi cineva din departamentul IT, dar foarte des este pur și simplu persoana care a rezolvat de câteva ori problema și a devenit, fără să vrea, responsabilă de imprimantă.
Este unul dintre cele mai interesante mecanisme din administrarea unui birou: atribuțiile apar fără să fie stabilite oficial.
Un contabil poate ajunge să comande toner. Un coleg din marketing poate schimba cartușele. Administratorul încearcă să găsească service. Cineva din IT configurează imprimanta după fiecare schimbare de router sau calculator.
Niciuna dintre aceste activități nu este în sine foarte complicată. Problema este că fiecare dintre ele consumă timp din activitatea pentru care angajații respectivi sunt plătiți.
În companiile mici, fenomenul poate fi și mai vizibil, deoarece nu există întotdeauna un departament tehnic dedicat. O problemă simplă ajunge rapid pe masa administratorului sau chiar a proprietarului firmei.
Imprimanta nu este problema. Întreruperea este problema
Din perspectiva productivității, defectarea unui echipament este doar începutul.
Adevăratul cost apare prin întreruperea fluxului de lucru.
Să presupunem că un angajat trebuie să printeze un contract înaintea unei întâlniri. Imprimanta afișează o eroare. Documentul nu poate fi pregătit la timp, iar persoana începe să caute o alternativă.
Trimite documentul unui coleg aflat la alt etaj. Îl pune pe un stick. Îl trimite pe e-mail. Caută altă imprimantă. Descoperă că aceasta nu este instalată pe calculator. Cere parola de acces sau ajutor pentru conectare.
Problema inițială dura poate cinci minute.
Lanțul de efecte poate consuma însă mult mai mult.
Acesta este motivul pentru care echipamentele aparent secundare pot avea un impact disproporționat asupra activității unei firme.
Consumabilele generează propriul lor lanț de sarcini
Nici măcar nu este nevoie ca imprimanta să se defecteze pentru a genera timp pierdut.
Tonerul reprezintă un exemplu simplu.
Cineva trebuie să observe că nivelul este scăzut. Cineva trebuie să identifice modelul corect. Trebuie găsit furnizorul, comparate variantele, făcută comanda, urmărită livrarea și verificat dacă produsul primit este compatibil.
Dacă tonerul se termină înainte să ajungă cel nou, apare încă o serie de improvizații.
Într-un birou cu un singur echipament, poate apărea chiar o întrerupere temporară a activității de printare.
Într-o companie cu mai multe imprimante, situația devine și mai complicată. Diferite modele pot utiliza consumabile diferite, ceea ce înseamnă mai multe coduri de toner, mai multe comenzi și un mic stoc care trebuie administrat.
Luate separat, aceste operațiuni par banale. Privite împreună, ele formează un proces administrativ în toată regula.
Costurile mici sunt cel mai greu de observat
Companiile urmăresc cu atenție cheltuielile mari. Un server nou, o mașină, un utilaj sau o investiție software trec printr-un proces clar de aprobare.
Cheltuielile mici și repetate sunt mult mai ușor de ignorat.
Un toner cumpărat în grabă. O deplasare la service. O piesă înlocuită. Câteva ore pierdute cu o problemă tehnică. O imprimantă secundară cumpărată „ca să avem una de rezervă”.
Niciuna dintre aceste cheltuieli nu pare semnificativă individual.
Dar administrarea imprimării într-o companie trebuie privită pe termen lung. Costul real nu este doar prețul aparatului, ci suma tuturor resurselor necesare pentru ca acesta să rămână funcțional.
Aici intră consumabilele, mentenanța, reparațiile, timpul angajaților și perioadele în care echipamentul nu poate fi utilizat.
De ce externalizarea începe să aibă sens
În multe domenii, companiile au trecut deja de la ideea de proprietate la cea de serviciu.
Nu toate firmele își administrează propriile servere. Nu toate își întrețin singure flota auto. Nu toate au personal intern pentru fiecare problemă tehnică.
Același principiu poate fi aplicat și imprimării.
În loc ca firma să cumpere un echipament și apoi să gestioneze separat consumabilele, mentenanța și reparațiile, aceste responsabilități pot fi transferate unui furnizor specializat.
Pentru companiile care doresc un asemenea model, o soluție precum inchirieri-imprimante.ro poate fi luată în calcul tocmai pentru faptul că serviciul poate reuni echipamentul, mentenanța, service-ul și consumabilele într-un singur sistem, reducând numărul de situații pe care angajații trebuie să le gestioneze intern.
Avantajul important nu este neapărat imprimanta în sine.
Este faptul că problema imprimantei nu mai trebuie să devină problema întregului birou.
O imprimantă potrivită poate preveni multe dintre intervenții
Uneori, dificultățile apar pentru că echipamentul nu a fost ales în funcție de modul real în care este utilizat.
O imprimantă destinată unui volum redus poate funcționa foarte bine într-un birou cu câteva zeci de pagini pe zi, dar poate deveni o sursă permanentă de probleme dacă este utilizată pentru mii de pagini lunar.
La fel, un aparat performant poate fi inutil de scump într-o firmă care imprimă foarte puțin.
De aceea, înainte de alegerea unei imprimante, ar trebui analizate câteva elemente simple: câți oameni o folosesc, ce volum lunar există, cât se imprimă color, dacă este necesară scanarea frecventă, dacă sunt folosite documente față-verso și cât de important este ca aparatul să fie permanent disponibil.
O alegere corectă reduce atât costurile, cât și numărul intervențiilor tehnice.
Problema devine și mai evidentă în companiile cu mai multe puncte de lucru
O firmă cu mai multe sedii nu administrează doar mai multe imprimante. Administrează mai multe posibile probleme.
Un sediu rămâne fără toner. În altul apare o eroare. Într-un al treilea trebuie instalat un echipament nou.
Dacă fiecare punct de lucru rezolvă situațiile separat, compania poate ajunge să lucreze cu mai mulți furnizori, mai multe modele de imprimante și diferite tipuri de consumabile.
Standardizarea poate simplifica considerabil administrarea.
Același principiu este util și pentru companiile locale. De exemplu, firmele care caută soluții de inchirieri imprimante Iasi pot analiza nu numai prețul lunar al echipamentului, ci și ce servicii sunt incluse, în cât timp se intervine în cazul unei probleme și dacă furnizorul asigură consumabilele și instalarea.
În practică, aceste detalii pot conta mai mult decât diferențele mici dintre două modele de imprimante.
Productivitatea nu se pierde doar prin probleme mari
Când se vorbește despre eficiența unei companii, discuția se concentrează deseori pe proiecte majore: automatizare, software nou, inteligență artificială sau reorganizarea proceselor.
Dar o parte din productivitate se pierde prin zeci de întreruperi mici.
O imprimantă care nu funcționează. O parolă uitată. Un toner care lipsește. Un calculator care trebuie configurat. Un cablu care nu este găsit.
Fiecare incident consumă puțin timp. Tocmai de aceea este ușor de ignorat.
Problema apare atunci când toate aceste minute sunt adunate la nivelul unei luni și multiplicate cu numărul angajaților.
În unele companii, eliminarea micilor probleme recurente poate avea un efect mai vizibil decât optimizarea unui proces complex care se întâmplă doar de câteva ori pe an.
Cea mai bună problemă tehnică este cea pe care angajatul nu trebuie să o rezolve
Un birou eficient nu este neapărat cel în care angajații știu să repare imprimante.
Este cel în care nu trebuie să își întrerupă activitatea pentru a face acest lucru.
Echipamentele de birou ar trebui să fie infrastructură: disponibile atunci când sunt necesare și cât mai puțin vizibile în restul timpului.
Din această perspectivă, adevărata valoare a unui serviciu de administrare sau închiriere a imprimantelor nu este doar financiară. Este și organizațională.
Dacă tonerul este disponibil, mentenanța este planificată, echipamentul este ales corect și problemele tehnice sunt preluate rapid de cineva responsabil, angajații pot continua să facă ceea ce ar trebui să facă.
Iar într-o companie, timpul oamenilor este aproape întotdeauna mai valoros decât timpul imprimantei.
